یکی از مهمترین موضوعات در بازرگانی بین المللی ، واردات است. بسیاری از کسب و کارها بخشی از منابع مورد نیاز خود را از بازارهای بین المللی تامین می کنند. همچنین برخی از شرکت ها و بازرگانان صرفا در حوزه واردات برای تامین نیازهای بازارهای داخلی فعال هستند. در اینجا نیز به صورت اجمالی این فرایند مورد بررسی قرار می‌گیرد.

بازار شناسی

اولین گام در کسب و کار، شناخت مشتری و نیازهای اوست. بازرگان باید بداند دقیقا به چه محصولی برای رفع نیاز خود یا مشتریان احتیاج دارد. در صورتی که بتوان این نیاز را شناسایی نمود. در گام های بعدی می توان اقدام به تامین آن کرد ، اما اگر این مرحله به درستی انجام نشود، اجرای درست سایر گام ها نیز به سود منتج نخواهد شد.
شناسایی نیاز نیز نمی تواند دلیلی بر دست زدن به واردات باشد ، بازرگان پس از شناسایی نیاز، باید تشخیص دهد که کدام یک از روشهای تولید ، تامین از شرکت های داخلی و یا تامین خارجی به صرفه ترین راه است. برای یک انتخاب درست از بین یکی از سه گزینه موجود (تولید، تامین از داخل، و تامین از خارج)، باید نکات متعددی را مورد توجه قرارداد. مهمترین شاخص های موثر بر انتخاب روش تامین عبارتند از :

  • آنالیز هزینه : در کسب و کار، تحلیل هزینه و سودآوری بسیار مهم است. طبیعی است وارد کننده باید ابتدا تحلیل کند که آیا وارد کردن کالا به نفعش هست یا خیر؟ برای آگاهی از هزینه محصول وارد شده و مقایسه آن با سایر گزینه ها ، باید تمامی هزینه های واردات را در نظر داشت. هزینه هایی چون قیمت محصول ، بیمه ، حمل و نقل ، بازرسی، ترخیص و … از جمله هزینه هایی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند.
  • آنالیز کیفیت : موضوع دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد. کیفیت محصول است. در برخی از موارد ، با وجود هزینه مناسب ، کیفیت محصول در حدی نیست که بتواند در بازار موفق عمل کند. کیفیت پایین می تواند اعتبار کسب و کار را به خطر اندازد. لذا باید دقت نمود چه مقدار هزینه به پای چه کیفیتی ریخته میشود. به عنوان یک قاعده عمومی، نه مطلق ، هزینه و کیفیت رابطه مستقیم با هم دارند. به عبارت دیگر در صورتی که فرد تمایل به کیفیت بالاتر داشته باشد. باید هزینه بالاتری را پرداخت نماید.
  • آنالیز زمان : فرصت ها در بازار به سرعت از دست می روند. کسانی در بازار موفق هستند که به موقع عمل می نمایند. وقتی نیازی در بازار شناسایی شد ، باید به سرعت به آن پاسخ داد، در غیر این صورت رقبا به آن پاسخ خواهند داد و فرصت از دست می رود، بنابراین کارآفرین باید در نظر داشته باشد کدام روش زودتر به نتیجه می رسد. اغلب پیداکردن یک تولید کننده خارجی و سفارش، تولید، حمل و ترخیص کالا به مدت زمان بیشتری نیاز دارد تا سفارش به یک تولید کننده داخلی ، اما در برخی از موارد به دلایلی چون محدودیت های تکنولوژی ، سفارش خارجی به صرفه تر است.

طبیعی است نمی توان توقع داشت گزینه ایده آل در خصوص 3 عامل فوق، یک روش تامین باشد. لکن کارآفرین با توجه به تجربیات و وضعیت تقاضا باید تصمیم گیری نماید که به صرفه ترین روش در حال حاضر کدام است. در صورتی که برآیند نتایج تحلیل عوامل فوق، رای به واردات بود. کارآفرین برای براورده کردن نیاز باید اقدام به تامین از خارج نماید. برای مثال کارآفرین از تقاضا برای یک محصول جدید الکترونیکی اگاه می شود. با جستجو در صنعت داخل متوجه می شود که صنایع داخلی هنوز تولید این محصول را شروع ننموده اند. هرچند در صورت شروع تولید داخل ممکن است هزینه تمام شده محصول کاهش یابد اما کارآفرین باور دارد که زمان این تقاضا در بازار کوتاه مدت است لذا بهترین راه را واردات می داند. در این شرایط تصمیم به جستجو دربازارهای بین الملل برای یافتن یک تولید کننده یا فروشنده مناسب آغاز می شود.

منبع یابی

در صورتی که آنالیز انجام شده توسط کارآفرین ، رای به واردات داد ، کارآفرین باید در مرحله بعد اقدام به منبع یابی یا همان انتخاب چند فروشنده نماید. منبع یابی یکی از مهم ترین موضوعات در انتخاب فروشنده است. لکن به دلیل طولانی بودن و گاهی پر هزینه بودن منبع یابی بهتر است این کار در دوگاه اجرا شود :

بررسی اولیه فروشندگان

اعتبار سنجی شرکت های واجد شرایط

برای انتخاب اولیه فروشندگان کارآفرین می تواند بر چند عامل اساسی تمرکز نماید. معمولا در این مرحله اطلاعات کلی است و جمع آوری آن زحمت زیادی ندارد. کارآفرین می تواند برای جمع آوری اطلاعات در این مرحله از سایت های شرکت ها در اینترنت استفاده نماید. همچنین حضور در نمایشگاه ها نیز بسیار کارآمد است. در نمایشگاههای تخصصی هم زمان تعداد زیادی تولید کننده حاضر شده و محصولات خود را ارائه می نمایند. ضمن انکه خریدار می تواند این اطمینان نسبی را داشته باشد که فروشندگان حاضر در نمایشگاه از اعتبار نسبی برخوردارهستند. برای ارزیابی اولیه می توان متغیرهای زیررا در نظر گرفت :

  • کیفیت محصول : یکی از موضوعات مورد توجه در فیلتر اولیه فروشندگان ، توجه به کیفیت محصولات تولید شده توسط آن ها است. کارآفرینانی که قصد دارند به صورت بلند مدت در بازار موفق باشند به کیفیت محصولات ارائه شده اهمیت زیادی می دهند. در این عامل، سطح تکنولوژی کسب و کار، تعهد فروشنده به عملکرد مناسب محصول، درصد محصولات معیوب، توجه به کنترل کیفیت و … می تواند مورد توجه باشند.
  • قیمت محصولات : یکی از متغیرهای مهم در بازرگانی بین الملل، قیمت تمام شده است. قیمت پایین تر محصولات در بسیاری از موارد می تواند به فروش بیشتر محصولات کمک کند. طبیعتا یافتن تولید کننده با قیمت مناسب می تواند یک متغیر مهم برای کارآفرینان باشد. معمولا قیمت به عنوان یکی از مهم ترین متغیرها در ارزیابی اولیه در نظر گرفته می شود.
  • شهرت برند : متغیر دیگر موثر در ارزیابی اولیه می تواند برند باشد. برند معتبر و معروف موجب جلب مشتریان بیشتر و اعتبار محصول می شود. معمولا مشتریان به خاطر برند حاضر به پرداخت پول بیشتری هستند.

گام دوم در منبع یابی ، اعتبار سنجی شرکت های انتخاب شده است. کارآفرین بعد از ارزیابی اولیه فروشندگان که می تواند از طریق جستجو در اینترنت یا حضور در نمایشگاه باشد ، باید از بین گزینه های موجود، شرکت های معتبر را شناسایی و انتخاب نماید. بسیاری از کارآفرینان به دلیل اعتماد به فروشندگان نامعتبر دچار زیان می شوند. در حال حاضر به دلیل گستردگی بازارهای بین المللی و افزایش تعداد وب سایت های مرتبط با معرفی تولید کنندگان بین المللی، تعداد کلاه برداران نیز افزایش یافته است. متاسفانه برخی از افراد با ایجاد بسترهای مجازی بسیار قوی خود را یک تولید کننده معتبر معرفی کرده و اقدام به جذب مشتریانی در سایر کشورها می نماید. اما خریدار پس از پرداخت متوجه می شود که این شرکت کاملا صوری بوده و در دنیای واقعی نشانی از آن وجود ندارد. متاسفانه پیگیری قانونی این نوع کلاه برداری به این دلیل که متخلفان در کشورهای دیگر هستند پرهزینه و سخت است. این پیگیری ها در بسیاری از موارد به جایی نمی رسد. و کارآفرین با زیان های قابل توجهی مواجه می گردد.
این کلاه برداری ها اهمیت موضوع اعتبار سنجی را آشکار می کند. لازم به ذکر است شرکت هایی در دنیا هستند که کار اعتبار سنجی شرکت ها را انجام می دهند. با این وجود انجام این کار برای قراردادهای کوچک ممکن است به صرفه نباشد. اما به هر حال توصیه می شود دراین باب حداکثر دقت به عمل آید و از طرق مختلف اقدام به اعتبار سنجی طرف مقابل شود. کسب و کارهای مختلف را می توان با توجه به شاخص های زیر اعتبار سنجی کرد :

  • بررسی ثبت قانونی شرکت : اولین گام در بررسی اعتبار یک شرکت ، کنترل ثبت قانونی آن است. هر چند ثبت قانونی یک شرکت دلیل برا عتبار آن نیست اما عدم ثبت قانونی یک شرکت حتما نشان از بی اعتباری آن دارد.
  • بررسی موضوع فعالیت : گام بعدی در سنجش اعتبار یک شرکت ، تناسب موضوع فعالیت های گذشته شرکت ، با وعده ها و تعهدات آینده آن است. شرکت هایی که در گذشته به طور تخصصی فعالیت های مرتبط با موضوع قرارداد را دارند با احتمال بیشتر از پس برآورده کردن تعهدات جدید بر خواهند آمد.
  • تعداد کارکنان : یکی از نشانه های اعتبار شرکت ها ، تعداد کارکنان آن هاست. شرکت هایی که کارکنان زیادی دارند معمولا کسب و کار با ثباتی به حساب می آیند. این شرکت ها امکان پیگیری تعهدات خود را دارند و کارها تابع اصول حرفه ای است.
  • تجهیزات و منابع در اختیار : شرکت هایی که زمین ، ساختمان ، تجهیزات تولیدی ، و منابع با ارزش بالاتری در اختیار دارند با احتمال زیاد از اعتار بالایی برخوردار هستند و می توانند به تعهدات خود پایبند باشند.
    وضعیت مالی : شرکت هایی که وضعیت مالی مناسبی ندارند قابل اعتماد نیستند. آن ها به دلیل نیاز شدید به منابع مالی ، سعی می کنند هر قراردادی را بدست آورند در حالیکه اجرای تعهدات به طور کامل در توانشان نیست. از طرف دیگر این احتمال وجود دارد که شرکت با وضعیت مالی نامناسب پیش از اجرای تعهداتش دچار ورشکستگی شود که این یک خطر بالقوه برای خریداران به حساب می آید.
  • بانک ها و موسسات مالی طرف حساب : به عنوان یک قاعده کلی شرکت هایی که با بانک ها و موسسات مالی معتبر کار کرده و امکان دریافت تسهیلات از آن ها را دارند ، از وضعیت مناسبی برخوردار هستند. بانک ها معمولا علاقه ای ندارند منابع خود را در اختیار شرکت هایی قرار دهند که ریسک بالا و توان بازپس دهی پایینی دارند. لذا می توان از ارائه تسهیلات به شرکت ها به عنوان یک سیستم اعتبار سنجی ثانویه استفاده کرد.
  • اجرای تعهدات قبلی : شاید یکی از معیارهای مناسب برای ارزیابی شرکت ها ، نحوه اجرای تعهدات قبلی آنهاست. شرکت هایی که سابقه خوبی در اجرای تعهداتشان داشته اند. قابل اعتماد تر هستند. طبیعتا نمی توان ادعا کرد شرکتی که این شاخص ها را دارد حتما به تعهدات خود به بهترین شکل عمل می کند اما شرکتی که در این شاخص ها وضعیت مناسبی دارد با احتمال بیشتری توان پاسخ گویی و براورده کردن تعهدات خود را دارد. از طرف دیگر به شرکت هایی که این شرایط را ندارند نباید اعتماد نمود. اساسا 3 مجموعه می توانند این اطلاعات را جمع آوری و شاخص ها را بررسی نمایند.
  • بررسی شاخص ها توسط خریدار : در برخی از موارد خود خریدار اقدام به تهیه اطلاعات از فروشنده می کند. معمولا در این شرایط خریدار به محل فروشنده رفته و از امکانات ، محصولات تولیدی، کارکنان ، خط تولید و … بازدید به عمل آورده و اطلاعات لازم را به صورت حضوری بدست می آورد. این روش تحت عنوان بازدید فنی شناخته می شود.
  • بررسی شاخص ها توسط شرکت های اعتبار سنجی : راه دیگر برای اعتبار سنجی، دریافت کمک از شرکت های تخصصی است که اساسا کارشان تعیین اعتبار شرکت ها است. طبیعی است که این شرکت ها در ازای اعتبار سنجی، وجهی را دریافت می کنند. البته شرکت هایی نیز وجود دارند که کار اصلی شان اعتبار سنجی نیست لکن به واسطه داشتن نمایندگی در کشور فروشنده ، در کنار فعالیت اصلی خود اقدام به ارائه خدمات اعتبار سنجی به شرکت های کشور خود می نمایند.
  • بررسی شاخص های توسط سازمان های دولتی : معمولا دولت ها از طریق سفارت خانه ها ، کنسولی ها برخی از سازمان های بازرگانی دولتی اقدام به ارائه خدمات بازرگانی به بازرگانان کشور خود می نمایند. ایران نیز با کمک رایزن های اقتصادی به بازرگانان کمک می کند تا در معاملات با شرکت های خارجی عملکردی بهتر داشته باشند. ایران در تعدادی از کشورها مانند چین ، عراق ، امارات ، ترکیه و … رایزن بازرگانی دارد. این رایزنان به صورت رایگان اقدام به کمک به بازرگانان برای اعتبار سنجی شرکت ها می نمایند.

تهیه این اطلاعات و بررسی آنها با هر یک از طرف های فوق باشد نکته مهم منابع تامین داده ها برای این طرف هاست. در مجموع منابع اطلاعاتی برای خرید های خارجی عبارتند از :

تجربیات فردی

نمایشگاه ها

مجلات تخصصی

وب سایت های تخصصی و تجاری

کنفرانس ها و سمینارهای بین المللی

اتاق بازرگانی کشورها و اتاق های مشترک

کتب راهنمایی تجاری کشور ها

بخش اقتصادی و بازرگانی سفارتخانه ها

آرشیو شرکت ها و بازرگانان دوست و همکار

به هر طریق خریدار در نهایت با توجه به بررسیهای انجام شده و اعتبار فروشندگان مختلف، اقدام به انتخاب فروشنده می نماید. طبیعی است با انتخاب فروشنده ، کار مذاکرات و مکاتبات تجاری آغاز می شود. ناگفته نماند برخی از خریداران فقط به بازدید از نمایشگاه ها بسنده کرده و انتخاب نهایی خود را با توجه به اطلاعات بدست آمده در نمایشگاه انجام می دهند. در واقع این دست از خریداران هردو گام مرحله منبع یابی را در نمایشگاه انجام می دهند. این حداقل بررسی نسبتا قابل قبول برای انتخاب فروشنده است.

مذاکره و مکاتبه برای خرید و فروش

پس از انتخاب اولیه فروشنده ،خریدار باید اقدام به مذاکره نماید تا در خصوص موضوعات مختلفی به توافق برسند. واقعیت آن است که کار مذاکره و مکاتبه تا حد زیادی در هم تنیده شده اند. برخی از خریداران پس از منبع یابی ، اقدام به مکاتبه کرده و پروفرما را طلب می کنند. در حالیکه برخی از خریداران مذاکرات و مکاتبات طولانی را در دستور کار خود قرار می دهند تا امتیازات بیشتری از فروشنده بگیرند. معمولا موضوعاتی که در طول مذاکرات و مکاتبات تجاری در خصوص آن ها بحث می شود عبارتند از :

قیمت
تخفیف
کمیت و کیفیت محصول
نوع حمل
بیمه
تاریخ تحویل
و …

مهارت در مذاکره و مکاتبه می تواند موجب موفقیت خریدار شود. مزایایی چون دریافت تخفیف، کاهش تعهدات خود و افزایش تعهدات طرف مقابل ، توافق بر روش پرداخت مناسب ، و .. از جمله مواردی هستند که در مذاکره و مکاتبه مناسب با فروشنده می توان به آن دست یافت.

در خرید های کوچک ، معمولا مذاکرات تلفنی ، و مکاتبات از طریق ایمیل انجام می شود. البته برخی از وارد کنندگان در مرتبه اول که با یک تولید کننده می خواهند کار را شروع نمایند ، به صورت حضوری به کشور مربوطه سفر کرده و ضمن بازدید از کارخانه یا شرکت ، کار مذاکرات اولیه را به صورت حضوری انجام داده و توافقات لازم را نهایی می کنند. معمولا این خریداران در دفعات بعدی معامله، کار را از طریق ایمیل و تلفن پیش می برند. در ادامه یک متن ساده برای دریافت قیمت از فروشنده ارائه می شود:

در خرید های بزرگ طبیعی است کار مذاکره و مکاتبه پیچیده تر شده و نیاز به یک تیم مذاکره کننده قوی است که با اصول مذاکره به خوبی اشنا باشند. مذاکره خوب در قرارداد های بزرگ می تواند منافع زیادی را نصیب شرکت نماید. در این شرایط مذاکرات و مکاتبات می تواند طولانی و پیچیده باشد.